En el NOOC "¿Gestionas eficazmente tu información?" se nos propone el reto de diseñar un plan de gestión de archivos. Para ello debemos indicar de forma práctica y sobre un ejemplo, cómo nombrar, almacenar y recuperar en su caso, los archivos relacionados con nuestro ámbito profesional o personal.
Primero describiré la situación de la gestión de archivos del ejemplo antes de empezar el NOOC , después expondré el plan que he diseñado, y a continuación relataré los primeros pasos de ejecución de dicho plan de gestión.
Los dispositivos de almacenamiento del ejemplo son los siguientes:
- Ordenador de sobremesa con 2 particiones en su disco duro.
- Ordenador portátil.
- Teléfono inteligente o "listófono" ("smartphone" en inglés).
- 2 discos duros externos.
- Almacenes en la nube de Dropbox y GoogleDrive.
Los criterios que utilizaba para almacenar la información eran:
- La información profesional o de trabajo se almacenaba en el ordenador portátil y en una de las particiones del disco duro del ordenador de sobremesa.
- La información personal radicaba en la otra partición del citado disco duro del ordenador.
- Las copias de seguridad de la información existente en ambos ordenadores, realizadas de vez en cuando, las guardaba en los 2 discos duros externos.
- En cuanto el "listófono" empezó a tener problemas de saturación de su memoria interna, empecé a subir información a Dropbox y a GoogleDrive, con la alegría de descubrir que podía recuperarla, modificarla y compartirla en cualquier ordenador con conexión a internet.
- Creaba carpetas según las iba necesitando para agrupar archivos afines, pero en el camino iban quedando muchísimos archivos sueltos, difíciles de localizar posteriormente.
El plan que he diseñado se basa en un principio fundamental: crear una estructura de carpetas que permita tener un lugar para todos los ámbitos en que se desarrollan mis acciones. Esta estructura se mantendrá en cualquier dispositivo que utilice para almacenar la información.
En el caso de información personal, he creado las siguientes 10 carpetas principales:
1_biografia_y_salud
2_personas_mayores_y_jubilados
3_educacion_y_libros
4_familiares_y_amigos
5_finanzas_y_compras
6_informatica_y_tic
7_musica_y_entretenimiento
8_patrimonio_y_sus_servicios
9_viajes_parajes_y_coches
0_orfanato_de_archivos_personales
Todas las carpetas y archivos de ámbito personal que tenía en los distintos dispositivos, los estoy incorporando a alguna de estas 10 carpetas principales. Aprovecho este hecho para renombrar aquellos archivos que no reflejan claramente su contenido en dicho nombre.
El objetivo a tener presente continuamente es que la carpeta "orfanato" tenga el menor número de archivos posibles, a ser posible "cero". Si es necesario, se modificará el título de alguna de las carpetas principales para dar cabida a un nuevo ámbito en que se desarrollen mis acciones.
En el caso de información profesional, y como se puede deducir del nombre de la carpeta principal 2 de la información personal, soy un ingeniero veterano jubilado que tiene mucho más pasado que previsible futuro. Eso no es obstáculo para que intente estar al día de los campos y proyectos profesionales en que he trabajado.
Las carpetas principales en este caso abarcan por lustros mi actividad profesional, incluyendo también una carpeta de normativa, otra de publicaciones y, como no, una más dedicada a "orfanato_de_archivos_profesionales". Esta última debe tender a ser un conjunto vacío.
Las carpetas que comparto y las que considero tienen más interés las almacenaré en la nube, tanto en Dropbox como en GoogleDrive, OneDrive y Mega, aprovechando sus ofertas de almacenamiento gratuito. Así, desde el "listófono" podré acceder en cualquier lugar y momento a dichas carpetas.
Cada mes haré una copia de seguridad de la información en los discos duros externos.
Y eso es todo amigos.
Primero describiré la situación de la gestión de archivos del ejemplo antes de empezar el NOOC , después expondré el plan que he diseñado, y a continuación relataré los primeros pasos de ejecución de dicho plan de gestión.
Los dispositivos de almacenamiento del ejemplo son los siguientes:
- Ordenador de sobremesa con 2 particiones en su disco duro.
- Ordenador portátil.
- Teléfono inteligente o "listófono" ("smartphone" en inglés).
- 2 discos duros externos.
- Almacenes en la nube de Dropbox y GoogleDrive.
Los criterios que utilizaba para almacenar la información eran:
- La información profesional o de trabajo se almacenaba en el ordenador portátil y en una de las particiones del disco duro del ordenador de sobremesa.
- La información personal radicaba en la otra partición del citado disco duro del ordenador.
- Las copias de seguridad de la información existente en ambos ordenadores, realizadas de vez en cuando, las guardaba en los 2 discos duros externos.
- En cuanto el "listófono" empezó a tener problemas de saturación de su memoria interna, empecé a subir información a Dropbox y a GoogleDrive, con la alegría de descubrir que podía recuperarla, modificarla y compartirla en cualquier ordenador con conexión a internet.
- Creaba carpetas según las iba necesitando para agrupar archivos afines, pero en el camino iban quedando muchísimos archivos sueltos, difíciles de localizar posteriormente.
El plan que he diseñado se basa en un principio fundamental: crear una estructura de carpetas que permita tener un lugar para todos los ámbitos en que se desarrollan mis acciones. Esta estructura se mantendrá en cualquier dispositivo que utilice para almacenar la información.
En el caso de información personal, he creado las siguientes 10 carpetas principales:
1_biografia_y_salud
2_personas_mayores_y_jubilados
3_educacion_y_libros
4_familiares_y_amigos
5_finanzas_y_compras
6_informatica_y_tic
7_musica_y_entretenimiento
8_patrimonio_y_sus_servicios
9_viajes_parajes_y_coches
0_orfanato_de_archivos_personales
Todas las carpetas y archivos de ámbito personal que tenía en los distintos dispositivos, los estoy incorporando a alguna de estas 10 carpetas principales. Aprovecho este hecho para renombrar aquellos archivos que no reflejan claramente su contenido en dicho nombre.
El objetivo a tener presente continuamente es que la carpeta "orfanato" tenga el menor número de archivos posibles, a ser posible "cero". Si es necesario, se modificará el título de alguna de las carpetas principales para dar cabida a un nuevo ámbito en que se desarrollen mis acciones.
En el caso de información profesional, y como se puede deducir del nombre de la carpeta principal 2 de la información personal, soy un ingeniero veterano jubilado que tiene mucho más pasado que previsible futuro. Eso no es obstáculo para que intente estar al día de los campos y proyectos profesionales en que he trabajado.
Las carpetas principales en este caso abarcan por lustros mi actividad profesional, incluyendo también una carpeta de normativa, otra de publicaciones y, como no, una más dedicada a "orfanato_de_archivos_profesionales". Esta última debe tender a ser un conjunto vacío.
Las carpetas que comparto y las que considero tienen más interés las almacenaré en la nube, tanto en Dropbox como en GoogleDrive, OneDrive y Mega, aprovechando sus ofertas de almacenamiento gratuito. Así, desde el "listófono" podré acceder en cualquier lugar y momento a dichas carpetas.
Cada mes haré una copia de seguridad de la información en los discos duros externos.
Y eso es todo amigos.
